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展前的准备工作—展前注意事项

发布日期:2019-02-28
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时间飞逝,离义乌美博会开展只剩下1个月不到的时间,但是有些企业还是对于展会准备工作没有多少头绪,今天小编准备了一份展会准备工作框架,大家可以借鉴下。 一、 关于特装

 

时间飞逝,离义乌美博会开展只剩下1个月不到的时间,但是有些企业还是对于展会准备工作没有多少头绪,今天小编准备了一份展会准备工作框架,大家可以借鉴下。

一、关于特装搭建

搭建是整个环节的重中之中,50%的展示效果需要依靠搭建和展品的展示取得,搭建工作的细节:

1、通过设计图考虑在展场中的效果;

2、监督防火材料的使用,杜绝安全防患;

3、成本控制:实行一揽子合同;

4、特嘱搭建公司必须在合理时间内搭建好、搭建完善、便于布置展品。

二、展品

  向市场部征询一个展品目录是展品工作的第一步,然后将这个目录具体化,主要是展品的外形、尺寸。然后将这个目录(以及配合展品的图片)提供给搭建公司,由他们考虑如何安排展品的布置。

  当然,事先已经做好设计图的情况下,可能需要对展品进行一些取舍,或是对展品的表现形式进行改进,这些就需要发挥智慧,按以往的经验,外行看热闹,内外看门道,拿出具有竞争力的产品是成功展示的关键,另外,核心产品以实物为好,因为实物可以现场演示,这样让客户有深入的认知。关于展馆要求、搭建公司会了解到位,因为搭建材料及搭建效果图等都需要展馆方备案确认的。现在还有安监部门监管。

 

三、资料

  资料的准备也是关键之一,在资料的准备上,求全求细,特别是对产品的介绍,性能、参数等等务求细致周全,以备万一,小编就经常在展会上看到一些挑剔和内行的买家对产品的参数的提问,搞的接待人员焦头烂额,另外如果展览会外商较多,翻译上力求专业准确。

  资料的编排不求多花哨,简洁大气,具有国际性即可,但纸张建议使用较好的纸张,如果在样本的设计上,突出一两个设计的亮点,那就更好了。这些可与设计师多沟通,宣传材料的纸张、印刷应该力求精美,版式设计方便阅读,图片尽量完善、清晰。这些资料是给客户的第一印象。参加一个大型的国际专业展览会,展览的资料、宣传策划反映出一个企业的综合素质。另外,一定要准备充足的名片。参展人员名片应以中英文印制,数量以每日50-100张准备。 

 
 

另外国外企业对CI包装很讲究,观察他们的展位,就是一个标准展位,他们都会把他们公司的形象、Logo在方方面面体现,他们甚至做好不干胶的Logo贴纸自己贴在标准展位的楣板、桌椅、垃圾桶上。这一点做法上,也是需要吸取的。 

正式开展的接待工作人员应分为以下工种,

1、现场接待:外形要好,性格外向主动,英语熟练,他们主要是负责接待到达展位的客户,讲解和解答,这些工作人员的数量可能要多一些,可根据展位的大小和布局:有几面口、几个接待台、几个重点展示的产品来确定人数,对这些人的要求就是彬彬有礼,不卑不亢,笑脸迎人,口齿清晰,专业知识扎实,另外特别注意的是,各负责各的一片区域,不能有客人来询问,就一拥而上,你也解答他也解答,显得现场比较乱,另外,遇到讲不明白的东西,可大方的介绍给能讲明白的人。 

  因此,需要第2种工种:现场总协调,这个人应是经理一级,他主要管理所有“现场接待”,解决“现场接待”所不能应付的问题,这个人领导能力要强,重要的是专业知识一定精深。 

 

  第3种工种:级别高一些,因为,现场会有重要客户应约来访,来的都是客,特别到达展会现场,自然不如家里条件好,因此接待的级别通过接待的人来提高,给客户愉快的感受。所以,如果有副总(或以上)一级的,应赴会接待一下。 

  第4种工种:属于跑腿型的,现场难免会有一些体力活,杂活,突发事情,比如临时买个胶带或工具、搬搬资料,忙的时候,顶一把。总归要有两三个腿脚灵活、眼明手快,对展馆地形熟悉的人搞定这些细碎工作。 

 

  第5种工种:总后勤,这个人负责搞定赴展会所有员工的衣食住行,需要指出的是,在展会现场,花销自然不会小,物品自然要贵一些,展会上比较辛苦,因此,不能太小气,让大家吃好、住好、工作开心。总后勤可能需要一两个帮手,视参会工作人员的数量来定,比较重点的工作是饮用水和中餐。 

  最后需要说明的是,视展位的大小,安排相应的人手,如果展位小,安排的人少,那么可能就一个身兼数职,但工种大抵如此,不论如何,赴展会前的动员会是一定要开的,确定职责,分工明确,确保参展的数天内工作紧张有序。

四、提前约定目标客户

  同重要的客户约定见面时间,以加强业务联系,这也是展览会的重要工作之一,可由专人负责重要客户的约会、接待、以及洽谈的安排,不能因为展会现场工作比较忙乱,而冷落了这些重要客户。因此来说,需要一个公关能力比较强的人主抓这项工作,提前拟定约会客户的名单,向他们发出邀请,确保他们莅会,保证约会成功,达到商业目的。

 

  在实际操作中,很多参展商过分寄希望于主办方来邀请买家,其实这是很错误的,企业在广泛的宣传和邀请买家赴展会与其见面的过程中,本身对自己就是一种宣传,毕竟能赴会参展,也是企业实力的一种象征。

组委会联系方式:0579-85096966 13429097565
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